METODOLOGIE din 23 iunie 2025privind mecanismul intern de rambursare a cheltuielilor de transport pentru participarea experţilor/delegaţilor români la reuniunile Consiliului European şi ale formaţiunilor Consiliului Uniunii Europene
Publicat în
MONITORUL OFICIAL nr. 806 din 29 august 2025Data intrării în vigoare 29-08-2025
Aprobată prin ORDINUL nr. 1.590 din 23 iunie 2025, publicat în Monitorul Oficial al României, Partea I, nr. 806 din 29 august 2025.Articolul 1
(1) Experţii/Delegaţii români care călătoresc în interesul serviciului pentru participarea, în condiţiile prevăzute de Decizia nr. 58/2018 a secretarului general al Consiliului Uniunii Europene, la reuniunile formaţiunilor Consiliului Uniunii Europene şi participarea activă la reuniunile Consiliului European au dreptul la rambursarea cheltuielilor de transport.(2) Sunt rambursabile, în sensul prezentei metodologii şi în conformitate cu prevederile Deciziei nr. 54/2018 a secretarului general al Consiliului Uniunii Europene, cheltuielile de transport ocazionate de participarea experţilor/delegaţilor la reuniunile Consiliului prevăzute în anexa nr. 2 la ordin.Articolul 2Rambursarea cheltuielilor de transport ocazionate de participarea experţilor/delegaţilor români la reuniunile Consiliului se face prin Ministerul Afacerilor Externe, din contul deschis exclusiv acestei destinaţii la o unitate bancară din ţară, din linia bugetară fixă alocată României în acest scop de la Consiliul Uniunii Europene.Articolul 3Cheltuielile de cazare, diurnă şi alte cheltuieli ocazionate de participarea experţilor/delegaţilor români la reuniunile Consiliului sunt în responsabilitatea directă a instituţiei care a aprobat deplasarea, conform normelor legale în vigoare.
Articolul 4În mod excepţional, pot fi acoperite cheltuielile de cazare, datorate programelor de zbor inadecvate (justificate pe baza programelor de zbor publicate ale companiilor aeriene), limitate la cel mult două nopţi petrecute în localitatea unde are loc reuniunea (Bruxelles sau Luxemburg). Decontarea se va face pe bază de documente justificative, în limita următoarelor plafoane maxime:– Bruxelles - 171 euro;– Luxemburg - 178 euro.Articolul 5(1) Pentru rambursarea cheltuielilor de transport şi de cazare (în situaţiile prevăzute la art. 4), fiecare beneficiar întocmeşte un dosar, denumit în continuare dosarul rambursării, prevăzut în anexa care face parte integrantă din prezenta metodologie.(2)
Responsabilitatea privind certificarea în privinţa realităţii, regularităţii şi legalităţii documentelor conţinute de dosarul rambursării revine în exclusivitate instituţiei care a aprobat deplasarea.(3) Fiecare instituţie interesată de rambursarea cheltuielilor de deplasare ocazionate de participarea experţilor/delegaţilor la reuniunile Consiliului, cu respectarea prevederilor prezentei metodologii, deleagă o persoană titulară şi o persoană supleantă pentru a o reprezenta în relaţia cu Ministerul Afacerilor Externe. Informarea Ministerului Afacerilor Externe cu privire la numele persoanelor delegate se va face în termen de 15 zile de la data publicării prezentei metodologii în Monitorul Oficial al României, Partea I.(4) Dosarul rambursării se depune la sediul Ministerului Afacerilor Externe, între orele 8:30 şi 16:30, de către persoana delegată, pe baza delegaţiei anexate la dosar, dosarele incomplete fiind restituite în vederea completării. Articolul 6Costurile biletelor de avion achiziţionate se vor rambursa pentru clasele economic şi business, pentru ruta uzuală/normală, şi la cel mai favorabil preţ disponibil la momentul efectuării deplasării.Articolul 7Solicitările pentru rambursarea cheltuielilor de deplasare se fac pentru deplasările efectuate în anul în curs, dar nu mai târziu de 3 luni de la achitarea facturii de transport aerian, excepţie făcând cele aferente perioadei noiembrie-decembrie, pentru care data-limită de depunere este 15 februarie a anului următor.
Articolul 8Cheltuielile de transport includ, pe lângă costul biletului de avion/tren, şi costul transportului pe distanţa dusîntors dintre aeroport sau gară şi locul de cazare.Articolul 9În cazul în care deplasarea s-a efectuat şi în altă locaţie decât cea unde are loc întâlnirea se va rambursa:a) jumătate din costul cheltuielilor de transport; saub) suma facturată pentru porţiunea din itinerar care justifică rambursarea.
Articolul 10În cazul participării, în aceeaşi locaţie şi în aceeaşi perioadă, şi la alte întâlniri decât cea care face obiectul rambursării, se va achita integral costul transportului, în baza unei declaraţii pe propria răspundere a instituţiei solicitante, conform căreia nu a fost rambursat costul deplasării de către altă instituţie/entitate, iar prin prelungirea duratei de deplasare nu a fost majorat costul transportului. În lipsa declaraţiei se va achita jumătate din costul transportului.Articolul 11În cazul în care deplasarea s-a efectuat cu aeronave speciale (aeronave militare, zboruri charter, taxi aerian etc.), se va ataşa la factura ce cuprinde costurile totale pentru zbor lista pasagerilor, cu nume şi funcţie, urmând ca rambursarea costului transportului să se facă proporţional doar pentru membrii delegaţiei care au participat efectiv la întâlnire.Articolul 12Numai penalizările de anulare sau de modificare a biletelor, datorate anulării sau modificării de către organizatori a unei reuniuni sau în caz de forţă majoră, pot face obiectul rambursării. Niciun alt motiv de anulare sau de modificare nu dă dreptul la rambursare.ANEXĂla metodologie
DOSARUL RAMBURSĂRII privind documentele în baza cărora se rambursează cheltuielile de transport ocazionate de participarea experţilor/delegaţilor români la reuniunile Consiliului European şi ale formaţiunilor Consiliului Uniunii Europene1. Cererea de rambursare2. Împuternicirea, în original, a ordonatorului de credite pentru persoana care certifică conformitatea cu originalul a fiecărei pagini din dosarul rambursării3. Documentele de participare:– anunţul de convocare a reuniunii/communication/agenda provizorie;– aprobarea internă a deplasării;– lista cu participanţii în sală (presence list)/formularul de prezenţă (attestation of meeting attendance).
Înregistrarea online a delegaţilor este posibilă numai în ziua în care are loc reuniunea. De asemenea, înregistrarea este obligatorie şi trebuie efectuată, cu unele excepţii justificate în mod corespunzător.Înregistrarea online a miniştrilor/şefilor de delegaţii şi, dacă este cazul, a altor delegaţi nu este valabilă pentru reuniunile Consiliului European sau reuniunile care au loc în afara clădirilor SGC de la Bruxelles sau Luxemburg.Pentru cazuri excepţionale, respectiv:– în cazul în care înregistrarea online a delegatului nu a fost posibilă în ziua reuniunii, din motive care nu îi sunt imputabile;– în cazul în care reuniunea are loc în afara clădirilor SGC de la Bruxelles sau Luxemburg,a fost creat un sistem de atestare a prezenţei sub formă tipărită (attestation of meeting attendance). Atestatul are scopul de a demonstra prezenţa delegatului şi relaţia acestuia cu administraţia sa naţională (Ministerul Afacerilor Externe). 4. Documentele de transport:– bilet de avion însoţit de: boarding pass dus şi boarding pass întors sau, după caz, declaraţie pe propria răspundere pentru pierdere;– bilet de tren;– dovada privind plata transportului pe distanţa dus-întors dintre aeroport sau gară şi locul de cazare;– factura în lei; şi, după caz,– declaraţia în cazul participării la mai multe întâlniri în aceeaşi locaţie şi în aceeaşi perioadă.5. Documente de cazare:– factura;– dovada plăţii;– dovada absenţei zborurilor periodice înspre şi dinspre locul unde are loc reuniunea, care face obligatorie utilizarea serviciilor de cazare.6. Documentele de plată:– ordin de plată; – extrasul de cont al unităţii de trezorerie privind certificarea efectuării plăţii;– după caz, dovada rambursării către delegat a cheltuielilor de deplasare suportate.7. Datele de identificare:– unitatea de trezorerie; şi– contul unde se va face rambursarea.8. Opis al documentelor ataşate la dosarul de rambursare
-----
| EMITENT |
Aprobată prin ORDINUL nr. 1.590 din 23 iunie 2025, publicat în Monitorul Oficial al României, Partea I, nr. 806 din 29 august 2025.Articolul 1
| 1. | Împuternicirea | Nr. |
| 2. | Documente de participare | |
| anunţul de convocare a reuniunii/communication/agenda provizorie | Da/Nu | |
| aprobarea internă a deplasării | Nr. | |
| lista cu participanţii în sală (presence list)/formularul de prezenţă (attestation of meeting attendance) | Da/Nu | |
| 3. | Documentele de transport | |
| bilet de avion/bilet de tren | Da/Nu | |
| tichete îmbarcare dus-întors | Da/Nu | |
| declaraţie pe propria răspundere pentru pierdere tichete îmbarcare | Da/Nu | |
| factura în lei | Nr. | |
| transportul pe distanţa dus-întors dintre aeroport sau gară şi locul de cazare | Da/Nu | |
| declaraţia în cazul participării la mai multe întâlniri în aceeaşi locaţie şi în aceeaşi perioadă | Da/Nu | |
| 4. | Documente de cazare | |
| factura | Nr. | |
| dovada absenţei zborurilor periodice înspre şi dinspre locul unde are loc reuniunea, care face obligatorie utilizarea serviciilor de cazare | Da/Nu | |
| 5. | Documente de plată | |
| ordin de plată; chitanţe | Nr. | |
| extrasul de cont al unităţii de trezorerie privind certificarea efectuării plăţii | Da/Nu | |
| dovada rambursării către delegat a cheltuielilor de deplasare suportate | Da/Nu |
